Overview
Document Management System (DMS) yang dikembangkan oleh PT Mitra Berdaya Optima adalah solusi digital yang dirancang khusus untuk mengelola dokumen-dokumen yang relevan dengan standar ISO. Platform ini berfokus pada penyederhanaan proses pembuatan, pengelolaan, dan pelacakan dokumen ISO melalui fitur yang terintegrasi dan fleksibel. Tidak hanya mengelola dokumen secara umum, DMS ini juga menyediakan template dokumen-dokumen ISO untuk membantu organisasi memenuhi persyaratan standar ISO dengan lebih mudah.
Competitor Research
Melakukan analisis terhadap platform DMS serupa, seperti Folderit dan DocuWare. Dari riset ini, saya mempelajari fitur inti yang relevan, seperti manajemen versi dokumen, kontrol akses, dan audit trail. Analisis ini membantu mengidentifikasi keunggulan kompetitor dan kebutuhan yang belum terpenuhi.
Activities
Melakukan penelitian mendalam terhadap platform DMS yang terkenal seperti Folderit dan M-Files.
Menganalisis fitur utama seperti kontrol versi dokumen, manajemen akses pengguna, audit trail, dan integrasi dengan tools lain.
Membaca ulasan pengguna untuk mengidentifikasi kebutuhan yang belum terpenuhi.
Outcome
Menyusun daftar fitur penting untuk sistem DMS yang dikhususkan untuk pengelolaan dokumen ISO.
Menemukan celah dalam pengalaman pengguna dari kompetitor yang menjadi dasar inovasi desain.
User Targets Research
Saya menganalisis data pengguna potensial dari riset user persona untuk memahami kebutuhan mereka. Target pengguna utama berdasarkan riset ini adalah:
Super Admin (Tim PT Mitra Berdaya Optima): Sebagai pemegang kendali utama, super admin bertugas mengelola dan mengatur seluruh sistem DMS,dan memiliki izin penuh untuk mengelola semua dokumen dan proses yang ada dalam sistem.
Editor(Pihak Klien): Bertanggung jawab untuk mengedit, memperbarui, dan mengelola konten dokumen yang relevan. Mereka dapat mengunggah, mengubah, dan menyetujui dokumen, namun tidak memiliki akses untuk mengubah pengaturan sistem atau hak akses pengguna lain.
Viewer(Pihak Klien): Hanya memiliki akses untuk melihat dokumen yang telah disetujui dan diunggah ke dalam sistem. Mereka tidak dapat mengedit atau mengelola dokumen, melainkan hanya memonitor atau mengakses dokumen yang sudah tersedia sesuai dengan kebutuhan mereka.
User Flow Creating
Objective
Membuat alur langkah demi langkah untuk setiap jenis pengguna untuk memastikan pengalaman yang lancar dan efisien.
Activities
Dalam proses pengembangan sistem, saya menyusun deskripsi dan tugas untuk tiga peran utama pengguna yang akan terlibat dalam penggunaan DMS:
Super Admin bertugas untuk mengelola seluruh pengaturan dan kontrol sistem, termasuk manajemen pengguna dan dokumen.
Editor berfokus pada pengelolaan dan penyuntingan dokumen.
Viewer hanya memiliki akses untuk melihat dokumen yang telah disetujui dan diunggah ke dalam sistem.
Untuk memudahkan pemahaman dan kolaborasi tim, saya menggunakan FigmaJam untuk memvisualisasikan deskripsi peran-peran pengguna ini.
Outcome
Deskripsi yang jelas mengenai peran dan tugas pengguna dalam sistem, yang memudahkan tim lain dalam melakukan kolaborasi dan memastikan sistem dapat berjalan dengan lancar.
Wireframing
Objective
Membangun konsep visual awal untuk memastikan struktur dan tata letak yang logis, mempermudah pengalaman pengguna, dan mencakup seluruh fitur utama sistem.
Activities
Saya membuat wireframe low-fidelity untuk berbagai fitur utama, yang mencakup:
Beranda: Halaman utama yang memberikan gambaran umum sistem dan akses cepat ke fitur-fitur penting.
Fitur Dokumen: Halaman untuk mengelola dokumen, dengan antarmuka yang memungkinkan pengunggahan, pengeditan, dan pencarian dokumen.
Rekaman: Halaman untuk mengelola rekaman dokumen atau aktivitas pengguna.
Manajemen Pengguna: Halaman untuk mengelola akun pengguna, termasuk penambahan, pengeditan, dan penghapusan pengguna.
Persetujuan Pengguna: Halaman untuk menyetujui atau menolak dokumen atau tindakan yang diajukan oleh pengguna.
Audit Laporan: Halaman untuk melihat dan menganalisis laporan penggunaan dan aktivitas dokumen.
Langganan (Subscription): Halaman untuk mengelola langganan dan paket layanan pengguna.
Pengaturan Sistem: Halaman untuk mengelola pengaturan sistem dan konfigurasi aplikasi.
Keamanan: Halaman untuk mengatur pengaturan keamanan dan privasi sistem.
Bantuan & Dukungan: Halaman yang menyediakan informasi dan opsi dukungan bagi pengguna.
Proses ini diikuti dengan iterasi berdasarkan masukan dari sesi pengujian internal untuk memastikan desain yang sesuai kebutuhan.
Outcome
Wireframe low-fidelity yang menjadi fondasi bagi desain UI beresolusi tinggi, siap untuk pengembangan lebih lanjut dan implementasi di tahap berikutnya.
Design System Development
Objective
Menciptakan komponen desain yang konsisten dan dapat digunakan ulang untuk meningkatkan efisiensi pengembangan dan menjaga konsistensi antar fitur.
Activities
Saya merancang berbagai komponen desain yang penting untuk sistem, termasuk:
Buttons: Komponen tombol dengan berbagai status seperti primary, secondary, dan disabled states, yang memastikan konsistensi dan kemudahan interaksi.
Forms: Elemen formulir seperti input fields, dropdowns, dan checkboxes untuk mempermudah pengisian data dan interaksi pengguna.
Navigasi: Komponen navigasi seperti sidebar, breadcrumb, dan tab untuk membantu pengguna dalam menavigasi aplikasi dengan mudah dan efisien.
Selain itu, saya juga menyusun pedoman desain seperti warna, tipografi, ikonografi, dan grid layout dengan menggunakan prinsip atomic design untuk memastikan elemen-elemen desain dapat digunakan secara konsisten dan efisien.
Outcome
Design system yang mendukung skalabilitas dan efisiensi dalam pengembangan, memastikan tampilan dan fungsionalitas yang konsisten di seluruh fitur.
High Fidelity UI Design
Objective
Menyajikan desain yang siap digunakan untuk pengembangan dengan tampilan profesional dan memenuhi kebutuhan pengguna.
Activities
Saya membuat mockup high-fidelity untuk semua halaman utama aplikasi, memastikan elemen visual sesuai dengan style guide yang telah ditentukan. Beberapa aktivitas yang dilakukan termasuk:
Memasukkan elemen desain visual seperti warna, tipografi, dan ikonografi berdasarkan pedoman style guide.
Mengintegrasikan masukan dari stakeholder untuk memastikan desain mencerminkan kebutuhan bisnis dan pengguna.
Melakukan iterasi pada desain berdasarkan umpan balik untuk menghasilkan desain yang optimal.
Outcome
Mockup beresolusi tinggi yang tidak hanya mencerminkan brand perusahaan, tetapi juga memenuhi kebutuhan pengguna dan siap untuk dipakai dalam tahap pengembangan.
Interactive Prototyping
Objective
Mensimulasikan interaksi pengguna untuk memberikan pengalaman yang realistis selama pengujian dan memperoleh feedback yang berguna.
Activities
Saya membuat prototipe interaktif di Figma yang mencakup transisi antar halaman dan interaksi utama. Aktivitas yang dilakukan meliputi:
Membuat prototipe dengan fitur interaktif untuk menampilkan alur utama aplikasi, seperti mengunggah dokumen dan melihat laporan.
Menguji alur-alur tersebut untuk memastikan bahwa setiap interaksi berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Outcome
Prototipe interaktif yang dapat digunakan untuk validasi ide desain dan pengumpulan feedback awal dari pengguna atau stakeholder sebelum pengembangan lebih lanjut.
Pengujian [Testing]
Objective
Memastikan desain dapat digunakan dengan mudah dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dengan fokus pada kemudahan interaksi dan kenyamanan.
Activities
Untuk memastikan desain berfungsi dengan baik, saya melakukan usability testing dengan pengguna potensial, dalam hal ini Project Manager dari PT Mitra Berdaya Optima. Aktivitas yang dilakukan meliputi:
Melakukan pengujian usability dengan Project Manager dan Programmer sebagai pengguna untuk menilai kemudahan penggunaan dan interaksi dengan desain.
Mengumpulkan feedback terkait navigasi, tata letak, dan aksesibilitas fitur untuk memastikan bahwa pengguna dapat menjalankan tugas dengan lancar.
Memperbaiki desain berdasarkan hasil pengujian untuk meminimalkan hambatan atau kebingungan yang muncul selama penggunaan.
Outcome
Desain akhir yang intuitif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, serta meminimalkan friksi dalam alur kerja pengguna, memastikan pengalaman yang lebih baik dalam penggunaan aplikasi.
Challenges in Designing the ISO-Specific Document Management System (DMS)
Menyesuaikan Sistem dengan Kebutuhan Pengguna yang Berbeda
Tantangannya adalah menyusun alur kerja dan fitur yang relevan untuk masing-masing pengguna tanpa membuat sistem menjadi terlalu rumit.
Memahami Kebutuhan Pengguna yang Spesifik untuk Dokumen ISO
Tantangan utama adalah memahami bahwa sistem ini lebih spesifik untuk mengelola dokumen ISO, yang memiliki aturan dan format yang ketat. Pengguna, seperti super admin, editor, dan viewer, harus dapat mengakses, mengedit, dan memverifikasi dokumen ISO dengan cara yang sesuai dengan standar dan regulasi. Oleh karena itu, desain harus sangat memperhatikan kebutuhan dokumentasi yang sesuai dengan prosedur ISO yang sering melibatkan pengawasan dan audit yang lebih mendetail.
Pengumpulan dan Integrasi Feedback dari Stakeholder
Mengumpulkan dan mengintegrasikan masukan dari berbagai stakeholder (misalnya, klien, manajer, dan tim internal) merupakan tantangan yang membutuhkan komunikasi yang efektif dan pemahaman mendalam terhadap kebutuhan setiap pihak yang terlibat dalam proyek.
Conclusion
Proses desain ini menghasilkan Document Management System (DMS) yang tidak hanya mempermudah pengelolaan dokumen ISO, tetapi juga meningkatkan produktivitas dengan pengalaman pengguna yang optimal. Sistem ini dirancang untuk memberikan solusi yang efisien dan efektif bagi organisasi dalam mengelola dokumen, serta memastikan kepatuhan terhadap standar ISO.
Dengan fitur-fitur manajemen dokumen yang canggih dan template ISO yang siap pakai, Platform ini tidak hanya mendukung pengelolaan dokumen yang lebih baik, tetapi juga berperan penting dalam meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat proses persetujuan, dan memastikan audit serta pelaporan yang lebih akurat.
Dengan desain yang intuitif, skalabel, dan aman, sistem ini memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam mengelola dokumen ISO dan mengoptimalkan alur kerja yang lebih efektif.
